Procedura postępowania w zakresie pozyskiwania, przetwarzania i przechowywania danych osobowych w związku z ochroną małoletnich
Procedura postępowania w zakresie pozyskiwania, przetwarzania i przechowywania danych osobowych w związku z ochroną małoletnich
Pracodawca – Stowarzyszenie Rodziców Przedszkola i Szkoły Strumienie - 3m. Operator inicjatyw rodziców pod markami: „OTS Strumienie”, „Józefowski Konkurs Piosenki” oraz „Centrum Profamilia”
I. Zakres przedmiotowy i podmiotowy Procedury
1. Procedura określa: zasady i terminy pozyskiwania, przetwarzania oraz przechowywania danych osobowych w związku z ochroną małoletnich.
2. Procedura adresowana jest do wszystkich pracowników administratora.
II. Podstawowe pojęcia i skróty:
informacja z rejestru karnego – informacja, o której mowa w art. 21 ust. 6 ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 560) - dalej u.p.z.;
KRK – Krajowy Rejestr Karny;
oświadczenie o zamieszkaniu – oświadczenie, o którym mowa w art. 21 ust. 5 u.p.z.;
oświadczenie do celów działalności – oświadczenie, o którym mowa w art. 21 ust. 4 oraz 5 u.p.z.;
oświadczenie o braku rejestru – oświadczenia, o którym mowa w art. 21 ust. 7 u.p.z.;
RSPTS - Rejestr Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym.
III. Terminy i sposób realizacji
Obowiązki w zakresie pozyskiwania, przetwarzania i przechowywania danych osobowych w związku z ochroną małoletnich w zakresie art. 21 u.p.z. należy realizować w sposób i terminach określonych poniżej:
Obowiązek
Sposób realizacji
Termin
Pozyskanie danych w celu weryfikacji niekaralności – obywatele polscy*
sprawdzenie w RSPTS, pozyskanie: informacji z KRK, oświadczenia o zamieszkaniu,
wydruk z weryfikacji w RSPTS należy umieścić w części A akt pracowniczych/dokumentacji umowy cywilnoprawnej
W czasie rekrutacji, od 15.02.2024 r.
Pozyskanie danych w celu weryfikacji niekaralności – obywatele polscy zamieszkujący za granicą*
sprawdzenie w RSPTS, pozyskanie: oświadczenia o zamieszkaniu, oświadczenia do celów działalności, ewentualnie informacji z rejestru karnego (jeśli prawo państwa obywatelstwa lub zamieszkania nie przewiduje wydawania informacji do celów działalności), ewentualnie oświadczenia o braku rejestru (jeżeli w danym państwie nie przewiduje się sporządzenia informacji do celów działalności lub nie prowadzi się rejestru karnego), wydruk z weryfikacji w RSPTS oraz przedłożone dokumenty należy umieścić w części A akt pracowniczych/dokumentacji umowy cywilnoprawnej
W czasie rekrutacji, od 15.02.2024 r.
Pozyskanie danych w celu weryfikacji niekaralności – cudzoziemcy*
sprawdzenie w RSPTS, pozyskanie: informacji z KRK, oświadczenia o zamieszkaniu, oświadczenia do celów działalności, ewentualnie informacji z rejestru karnego (jeśli prawo państwa obywatelstwa lub zamieszkania nie przewiduje wydawania informacji do celów działalności), ewentualnie oświadczenia o braku rejestru (jeżeli w danym państwie nie prowadzi się rejestru karnego),
wydruk z weryfikacji w RSPTS oraz przedłożone dokumenty należy umieścić w części A akt pracowniczych/dokumentacji umowy cywilnoprawnej.
W czasie rekrutacji, od 15.02.2024 r.
Osoba o podwójnym obywatelstwie
dokumenty dotyczące obywatela polskiego i cudzoziemca,
wydruk z weryfikacji w RSPTS oraz przedłożone dokumenty należy umieścić w części A akt pracowniczych/dokumentacji umowy cywilnoprawnej
od 15.02.2024 r.
Weryfikacja poprawności danych
1) sprawdzenie: zgodności numeru PESEL przedstawionego przez kandydata z danymi zawartymi w zaświadczeniu z KRK;
2) zgodności danych identyfikacyjnych kandydata z przedłożonymi informacjami z rejestru karnego (o którym mowa w art. 21 ust. 4 u.p.z.);
3) zakresu przedmiotowego informacji o niekaralności, w ramach informacji z art. 21 ust. 4 i 5 u.p.z. (musi to być wyłącznie informacja pozyskiwana do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi);
4) zgodności zakresu przedmiotowego przedłożonej informacji z KRK z zakresem przestępstw i odpowiadającym im czynom zabronionym określonym w art. 21 ust. 3 u.p.z.
Sprawdzenie zakresu danych pozyskiwanych w ramach konkretnych dokumentów:
- w ramach obowiązku weryfikacji w Rejestrze z dostępem ograniczonym: numer PESEL i zadanie lub postępowanie, w ramach którego następuje weryfikacja (obligatoryjnie), pozostałe dane są fakultatywne, zgodne z zasadą minimalizacji będzie pozyskanie w tym zakresie numeru PESEL albo, jeśli nie został nadany: pierwszego imienia, nazwiska, nazwiska rodowego, imienia ojca, imienia matki, daty urodzenia,
- w ramach obowiązku weryfikacji w Rejestrze: pierwsze imię, nazwisko, nazwisko rodowe,
- w ramach informacji z KRK: dane wskazane w art. 19 ust. 3 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 276)., z uwzględnieniem ograniczenia do informacji o przestępstwach oraz odpowiadającym im czynom zabronionym wskazanym w art. 21 ust. 3 u.p.z.,
- w ramach informacji z art. 21 ust. 4 i 6 u.p.z., administrator pozyska dane wynikające z przedłożonego dokumentu (musi to być wyłącznie informacja pozyskiwana do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi),
- w ramach informacji z art. 21 ust. 5 u.p.z., zakres danych należy ustalić zgodnie z zasadą minimalizacji: imię, nazwisko, numer PESEL, adres zamieszkania, państwo zamieszkania w ostatnich 20 latach,
- w ramach informacji z art. 21 ust. 7 u.p.z.: imię, nazwisko, adres zamieszkania, wraz z ustawową treścią oświadczeń.
od 15.02.2024 r.
Przechowywanie danych osobowych
przechowywanie zaświadczeń, oświadczeń i wyniku weryfikacji, w wersji papierowej, poprzez włączenie do akt pracowniczych lub dokumentacji umowy cywilnoprawnej
od 15.02.2024 r.
Realizacja obowiązków administratora – dopuszczenie osób upoważnionych do przetwarzania
nadanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz zobowiązanie do zachowania danych w tajemnicy, obejmującego przetwarzanie danych karnych.
jeżeli dokumentacja (np. umów cywilnoprawnych) nie jest prowadzona przez działy kadr, należy upoważnić osoby prowadzące dokumentację;
przed weryfikacją należy sprawdzić aktualność i zakres upoważnień do przetwarzania danych osobowych.
przed 15.02.2024 r.
Realizacja obowiązków administratora – wykonanie obowiązku informacyjnego
przekazanie klauzuli informacyjnej z art. 13 i 14 RODO. W ramach realizacji zadań określonych przepisami u.p.z., administrator wypełnia obowiązek informacyjny wobec:
1) osób rekrutowanych, w ramach obowiązków z art. 21 u.p.z., podając informacje określone w art. 13 RODO (pozyskanie oświadczeń i zaświadczeń) oraz 14 RODO (weryfikacja w RSPTS),
Realizacja obowiązku informacyjnego z art. 14 RODO wymaga podania źródła danych (RSPTS) oraz kategorii danych osobowych (dane konieczne do pobrania informacji z rejestru);
2) osób, wobec których prowadzone będzie postępowanie określone w SOM, w tym przypadku klauzula informacyjna przekazywana pracownikom w momencie nawiązania stosunku pracy powinna uwzględniać tę informację.
W konstrukcji klauzuli informacyjnej należy uwzględnić następujące kwestie:
1) podstawą prawną przetwarzania danych karnych będzie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO,
2) cele przetwarzania w tym procesie wynikają z przepisów u.p.z. (weryfikacja wymogów do pracy z dziećmi),
3) podanie danych jest wymogiem ustawowym, a konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości dopuszczenia do pracy w związku z przepisami u.p.z.
w momencie weryfikacji (od 15.02.2024 r.)
Realizacja obowiązków administratora – rejestr czynności przetwarzania
do rejestru należy wpisać procesy: sprawdzenie w RSPTS, pozyskiwanie zaświadczeń i oświadczeń, podejmowanie interwencji w sytuacji podejrzenia małoletniego oraz składania zawiadomień o podejrzeniu popełnienia przestępstwa na szkodę małoletniego, udostępnianie danych osobowych innym administratorom.
od 15.02.2024 r.
Realizacja obowiązku udostępnienia dokumentacji innym administratorom
udostępnienie organom uprawnionym do przeprowadzenia kontroli realizacji przez pracodawcę/innego organizatora obowiązku utrwalenia informacji z właściwych rejestrów, określonym w art. 22x ust. 1-3, 22y i 22z u.p.z.
administrator udostępnia wszelkie dane mające związek z zakresem kontroli (art. 22x ust. 4 pkt 3 u.p.z.) - wyłącznie dane związane z zakresem kontroli. Ponieważ celem kontroli jest sprawdzenie realizacji obowiązków pracodawcy z art. 21 i 22b u.p.z., dostęp organów kontroli powinien być ograniczony do następujących dokumentów:
− wydruk z weryfikacji w RSPTS;
− informacji: z KRK, z rejestru karnego;
− oświadczeń: do celów działalności, o zamieszkaniu, o braku rejestru;
− umowy o pracę lub cywilnoprawnej (na okoliczność potwierdzenia wykonania obowiązku weryfikacji przed nawiązaniem odpowiedniego stosunku prawnego).
od 15.02.2024 r.
Niszczenie dokumentacji po upływie retencji
usunięcie dokumentów z akt pracowniczych/dokumentacji; zawarcie umowy powierzenia w przypadku zlecenia zniszczenia podmiotom zewnętrznym
Po upływie czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej i dotyczącej umów cywilnoprawnych
* Obowiązek weryfikacji dotyczy osób rekrutowanych, bez względu na rodzaj stosunku prawnego i jego odpłatność, np.:
− rodziców uczestniczących w wycieczce szkolnej, biwaku czy nocowaniu szkolnym w charakterze opiekunów;
− fotografa wykonującego fotorelację z wydarzenia przedszkolnego/szkolnego;
− praktykanta uczestniczącego w oprowadzaniu odwiedzających, w tym małoletnich, po muzeum;
− lektorów prowadzących zajęcia języka obcego;
− opiekunów praktyk uczniowskich w dowolnej instytucji;
− strażaków realizujących zadania profilaktyczne (lekcje o obowiązujących przepisach prawa);
− pracowników domu kultury prowadzących zajęcia z dziećmi (sportowe, wokalne, taneczne);
− fizjoterapeutów zatrudnionych w ośrodku rehabilitacyjno-edukacyjno-wychowawczym;
− pracowników lub współpracowników podmiotów zewnętrznych, kierowanych do pracy/zadań w instytucji stosującej przepisy ustawy; zakres udostępnionych danych musi umożliwiać weryfikację w Rejestrze z dostępem ograniczonym - numer PESEL osoby wyszukiwanej, zadanie lub postępowanie, w związku z którym zachodzi konieczność weryfikacji, oraz w Rejestrze: pierwsze imię, nazwisko, nazwisko rodowe (rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20.05.2020 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie trybu, sposobu i zakresu uzyskiwania i udostępniania informacji z Rejestru z dostępem ograniczonym oraz sposobu zakładania konta użytkownika, Dz. U. z 2020 r. poz. 950).
Obowiązki w zakresie pozyskiwania, przetwarzania i przechowywania danych osobowych w związku z ochroną małoletnich w zakresie art. 22b-c u.p.z. należy realizować w sposób i terminach określonych poniżej:
Obowiązek
Sposób realizacji
Termin
Wdrożenie standardów ochrony małoletnich, udostępnienie na stronie internetowej
Zgodnie z zasadami wprowadzania dokumentacji obowiązującymi w podmiocie zobowiązanym: uchwała, zarządzenie.
od 15.08.2024 r.
Określenie czasu przechowywania dokumentacji wytworzonej w ramach art. 22c ust. 1 pkt 2,3 i 8 u.p.z.
Przechowywanie dokumentacji interwencji i postępowań wyjaśniających przez określony w standardach czas.
od 15.08.2024 r.
Weryfikacja i ocena standardów
Udokumentowana w formie pisemnej; zakres – zgodność z przepisami prawa oraz adekwatność standardów do potrzeb.
Co 2 lata od 15.08.2024 r.